Teraźniejsza dokumentacja rośnie ekspresowo z powodu prężnie rozwijających się różnych form funkcjonowania dzisiejszego człowieka oraz olbrzymiego rozwoju procedury biurowej. Taka postać rzeczy powoduje utrudnienia we właściwym działaniu jednostek i archiwów zakładowych.

Sposób postępowanie z aktami, nie może być pomimo to dowolny. Musi być poddany ściśle ustalonym regulacjom i przepisom prawnym. Przepisy prawne i sposoby określają szeroko zasady organizacji funkcjonowania dokumentacji archiwalnej w kraju. Sposoby segregowania i kwalifikowania akt, jak i sposoby należytego gromadzenia, składowania, ewidencjonowania, ochrony i wypożyczania przez archiwa zakładowe, akt.

Zasady cyklicznego oddawania na makulaturę przez archiwa zakładowe dokumentacji zaliczonej do kategorii B. Warunki oddawania materiałów kategorii A do archiwów państwowych. Najistotniejszą sprawą postępowania z dokumentacją jest jej podział na materiał archiwalny oznaczony jako kategoria A i na dokumentację niearchiwalną oznaczoną, symbolem B. Rozróżnienie to wynika z oceny wartości dokumentacji dla przyszłych pokoleń. Dokumentacja kategorii B w przeciwieństwie do materiałów archiwalnych, ma jedynie czasową i użyteczną wartość dla jej wytwórcy i podlega w związku z tym zniszczeniu po upływie określonych okresów magazynowania.

Na wszystkich właścicieli dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej nałożone są pewne powinności postępowania z dokumentacją. Do istotniejszych trzeba zaliczyć niszczenie akt łódź dokumentacji niearchiwalnej (sprawdź szczegóły) . Niszczenie akt łódź może przeprowadzać tylko za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, który wydaje zgodę ale wyłącznie wtedy gdy materiały gromadzone i składowane w danej jednostce organizacyjnej są zaszeregowane zgodnie ze stosownymi przepisami. W celu przygotowania dokumentów do brakowania, archiwum zakładowe zamawia usługi archiwizacyjne łódź (LRG Łódź – zarządzanie dokumentacją). Oddanie na makulaturę, jest jedną z najważniejszych czynności archiwizacyjnych i nie może być przeprowadzane raz na jakiś czas. Brakowanie, należy przeprowadzać regularnie, przynajmniej raz w ciągu 12 miesięcy.